- शासकीय पत्र
- अर्धशासकीय पत्र
- अनौपचारिक संदर्भ
- ज्ञापन
- पृष्ठांकन
- परिपत्रक
- कार्यालयीन आदेश
- अधिसूचना
- तार
- शीघ्र पत्र
- प्रसिद्धिपत्रक
- शासननिर्णय
- टिप्पणीलेखन
शासकीय पत्रलेखन-प्रकार. शासकीय कारभार हा अद्यावत माहिती, अचूक निर्णय, विस्तृत सूचना, आदेश व उपयुक्त अभिलेख यांच्या आधारावर चालतो. या सर्व गोष्टी लेखननिविष्ट असल्यामुळे प्रशासनिक लेखनाचे स्वरूप व दर्जा ही त्या उत्कृष्ट शासन व्यवहाराची आत्यांतिक महत्त्वाची गमके ठरतात. शासकीय कार्यालयांतून जे प्रशासनिक लेखन केले जाते, त्यामध्ये टिप्पणी, पत्रे ज्ञापने, परिपत्रके इत्यादींचे मसुदे तयार करणे; तसेच अधिसूचना कार्यालयीन आदेश आणि प्रसिद्धिपत्रके काढणे यांचा समावेश होतो.
या प्रशासकीय लेखनाचे प्रमुख्याने पत्रव्यवहार व टिप्पणीलेखन असे दोन भाग पडतात. पत्रव्यवहार हा शासन व्यवहारातील महत्त्वाचा भाग असतो. त्याचे लेखन जेवढे निर्दोष, सुस्पष्ट व सुटसुटीत असेल, तेवढी प्रशासनाची गती व कार्यक्षमता वाढीला लागते, म्हणून पत्रांच्या भाषेमध्ये सुबोधपणा व सोपेपणा आवश्यक असतो.
हा पत्रव्यवहार नागरिकांकडून शासनाकडे व शासनाकडून अधिकारी वर्ग तसेच नागरिक यांच्याकडे होत असतो. अशा पत्रांत पुढील बाबींचा निर्देश आवश्यक असतो : (१) पूर्व संदर्भ, (२) क्रमांक व दिनांक, (३) कोणी पाठविले, (४) कोणास पाठविले व (५) विषय. या पत्रात कार्यालयाचा पत्ता नेहमी पत्राच्या शिरोगामी उजवीकडे दिलेला असवा; कर्यालयाचा दूरध्वनी क्रमांक पत्त्याच्या खाली द्यावा; तसेच तारेचा पत्ता असेल, तर तोही शिरोगामी लिहावा असे संकेत पाळण्यात येतात.
आजची आपली शासनयंत्रणा पुष्कळअंशी ब्रिटिश कालीनच आहे. शासनाच्या बहुतेक विभागांची, विभागप्रमुखांच्या कार्यालयाची व दुय्यम कार्यालयाची रचना स्वातंत्र्यपूर्वकाळात होती, तशीच ती आजही आहे. आजपर्यंतचा सर्व शासनव्यवहार ही इंग्रजीतून होत असल्यामुळे व शासनयंत्रणेचा सर्व सांगाडा इंग्रजी राजवटीतून जसाचा तसा उचललेला असल्यामुळे प्रशासनिक लेखनात ब्रिटिशकालीन लेखनाचा सुस्पष्ट ठसा उमटलेला दिसतो. त्यामुळे टिप्पणी वा पत्रे लिहिताना व त्यांतील विचार मांडताना इंग्रजीचा आराखडा डोळ्यापुढे सतत असतो, मात्र अलीकडे त्यात बरेच परिवर्तन घडून आले आहे. त्याला अनुसरून सचिवालयीन कामकाजात पत्रव्यवहाराचे पुढील बारा प्रकार रूढ आहेत : (१) शासकीय पत्र, (२) अर्धशासकीय पत्र, (३) अनौपचारिक संदर्भ, (४) ज्ञापन, (५) पृष्ठांकन, (६) परिपत्रक, (७) कार्यालयीन आदेश, (८) अधिसूचना, (९) तार, (१०) शीघ्र पत्र, (११) प्रसिद्धिपत्रक व (१२) शासन निर्णय.
शासकीय पत्र
ही पत्रे परस्पर संपर्काचे एक साधन असल्यामुळे अशा पत्रांची मुख्य वैशिष्ट्ये पुढीलप्रमाणे असतात :
(अ) क्रमांक, कार्यालयाचे नाव-पत्ता व दिनांक, (ब) पत्रावर सही करणाऱ्या अधिकाऱ्याचे नाव व पत्ता व दिनांक, (ब) पत्रावर सही करणाऱ्या अधिकाऱ्याचे नाव व पत्ता, (क) ज्यांना पत्र पाठवावयाचे त्यांचे नाव किंवा पदनाम व त्यांचा पूर्ण पत्ता, (ड) विषय, (इ) अभिवादन, (ई) पत्राचा मजकूर, (उ) स्वाक्षरी व (ऊ) पदनां.
अर्धशासकीय पत्र
एखाद्या अधिकाऱ्याशी प्रत्यक्षपणे पत्रव्यवहार करताना ‘प्रिय’ वा ‘श्री’ या अभिवादनाने या पत्राची सुरुवात करून त्याच्या शेवटी स्वाक्षरी करण्याची प्रथा आहे. ज्यावेळी एखाद्या महत्त्वाची बाब संबंधित अधिकाऱ्याला व्यक्तिशः कळवावयाची किंवा त्याच्या निदर्शनास ती आणावयाची असते, अथवा एखाद्या बाबीस विलंब झालेला असेल व त्याबद्दल उत्तर मिळविण्यास कार्यालयीन स्मरणपत्रांचा उपयोग होत नसेल, तर हा नमुना वापरण्यात येतो.
अनौपचारिक संदर्भ
कोणतेही शासकीय दोन विभाग किंवा उच्च कार्यालय वा दुय्यम कार्यालय यांच्यामध्ये परस्पर अनौपचारिक संदर्भ पाठविण्याबाबत अशा पत्रांचा वापर रूढ आहे. शासनाबाहेरील संस्थांशी पत्रव्यवहार करताना मात्र या पद्धतीचा उपयोग होत नाही. पत्र लांबलचक होऊ नये व प्रकरणाच्या पूर्वतिहासाची इतर विभागास माहिती व्हावी, या उद्देशाने अनौपचारिक संदर्भ पाठविण्यात येतो.
ज्ञापन
ज्ञापनाचा उपयोग खाली दिलेल्या परिस्थितीत करण्यात येतो. (१) जेव्हा समान किंवा कनिष्ठ दर्जाच्या अधिकाऱ्याकडून शासनाची औपचारिक मंजूरी पाठवावयाची असेल; आणि (२) समान किंवा कनिष्ठ दर्जाच्या अधिकाऱ्याकडे राज्यपालांच्या आदेशानुसार व त्यांच्या नावाने एखादा औपचारिक आदेश किंवा मंजुरी पाठवावयाची असेल, तर ती ज्ञापनाने करण्यात येते. मात्र पुष्कळदा अर्धशासकीय पत्रांची उत्तरेही ज्ञापनाच्या स्वरुपात देण्याची रूढी आहे. ज्ञापनाचे पुढीलप्रमाणे विभाग असतात : (१) विषय, (२) संदर्भ व (३) आदेशकांचा निर्देश.
पृष्ठांकन
पृष्ठांकने दोन प्रकारची असतात. पहिल्या प्रकारचे पृष्ठांकन पत्राखाली सादर केलेले असते; तर दुसऱ्या प्रकारच्या पृष्ठांकनाचा वापर पत्रे, अर्ज इत्यादींच्या प्रती माहितीसाठी वा अभिप्रायासाठी पाठविण्याकरिता केली जातो. पृष्ठांकनाची भाषा तृतीय पुरुषी असते.
परिपत्रक
सर्वसामान्य प्रकारच्या सूचना कळविण्यासाठी व वेगवेगळ्या विभागांतील एखाद्या विशिष्ट विषयावरील माहिती मिळविण्यासाठी होणाऱ्या पत्रव्यवहारात या पद्धतीचा उपयोग करतात.
कार्यालयीन आदेश
जेव्हा नेमणुका, ज्येष्ठता क्रम इत्यादींसंबंधी किंवा कार्यालयाच्या कामकाजाविषयीचा कोणताही निर्णय कर्मचारीवर्गास वा दुय्यम कार्यालयास कळविण्याची आवश्यकता असेल, त्यावेळी कार्यालयीन आदेश काढण्यात येतो.
अधिसूचना
अधिसूचना या एखाद्या कायद्याच्या उपबंधाखाली काढण्यात येतात किंवा त्या राजपत्रित अधिकाऱ्यांच्या नेमणुका, रजा बदल्या इत्यादींसाठी व राजपत्रामध्ये प्रसिद्ध व्हावयाच्या इतर बाबी अधिसूचित करण्याकरिताही काढतात.
तार
ज्यावेळी काही माहिती तातडीने मिळवावयाची असते, त्यावेळी तार पाठविली जाते.
शीघ्र पत्र
हा पत्रव्यवहाराचाच एक प्रकार असून त्याला तारेइतकेच महत्त्व दिले जाते.
प्रसिद्धिपत्रक
ज्यावेळी काही वृत्तांना व्यापक प्रसिद्धी द्यावयाची असेल किंवा शासनाने घेतलेल्या निर्णयाबद्दल सर्वसामान्य जनतेला माहिती पुरवावयाची असेल, त्यावेळी प्रसिद्धिपत्रक काढण्यात येते. विवक्षित योजनांमध्ये केलेल्या प्रगतीची जनतेस माहिती व्हावी म्हणून देखील याचा उपयोग करतात.
शासननिर्णय
एखाद्या योजनेस किंवा तिच्या आस्थापनेस शासनाची औपचारिक मंजुरी कळविण्यासाठी शासननिर्णयाचा वापर केला जातो. तसेच शासनाचे महत्त्वाचे निर्णयही शासननिर्णयाद्वारेच कळविण्यात येतात.
टिप्पणीलेखन
एखादे पत्र किंवा प्रकरण निकालात काढणे सोयीचे जावे, म्हणून त्यावर आवश्यक त्या सूचना करण्यासाठी सरकारी कार्यालयातून त्या पत्रासंबंधी किंवा प्रकरणासंबंधी टिप्पणीलेखन करण्यात येते. सदरहू पत्र किंवा प्रकरण निकालात काढण्याच्या दृष्टीने संबंधित अधिकाऱ्याला त्या पत्राची किंवा प्रकरणाची पूर्वपीठिका माहीत करून देणे, तसेच विचाराधीन कागदपत्रात अंतर्भूत असलेल्या निरनिराळ्या मुद्यांचा विचार करणे व प्रत्येक मुद्यासंबंधीची अनुकूल वा प्रतिकूल बाजू मांडणे तसेच आवश्यक ती कार्यवाही सुचविणे, हा टिप्पणीमागील हेतू होता.
टिप्पणी लिहिण्यापूर्वी संबंधित टिप्पणी साहायकाने खालीलप्रमाणे ती लिहावी, असा संकेत आहे. (१) कार्यवाही करावयाच्या पत्रात समाविष्ट असलेल्या वस्तुस्थितीचे थोडक्यात विवरण, (२) उपस्थित केलेला प्रश्न, (३) अनुकूल वा प्रतिकूल मुद्दे, (४) पात्रात नियमाविरुद्ध कोणतीही गोष्ट असल्यास तिचा उल्लेख व (५) प्रकरण निकलात काढावयाच्या दृष्टीने आवश्यक असलेले निष्कर्ष आणि निर्णय.
टिप्पणी ही निःपक्षपातीपणे लिहिलेली असावी. तसेच तीत सर्व महत्त्वाचे मुद्दे समाविष्ट केलेले असावेत आणि ती थोडक्यात व मुद्देसुद असावी. टिप्पणीच्या परिच्छेदांना क्रमांक देण्यात यावेत. फाईलमधील विशिष्ट कागदपत्रांचा निर्देश करण्याची आवश्यकता असल्यास टिप्पणीसहाय्यकाने त्या कागदपत्राचा उल्लेख करावा व त्या कागदपत्रावर पताका (स्लिप) लावून ठेवावी अशी प्रथा आहे. त्यामुळे अधिकाऱ्यांना आवश्यक ते कागदपत्र लवकर मिळणे शक्य होते.
संदर्भ : भाषासंचालनालय, महाराष्ट्र शासन, प्रशासनिक लेखन, मुंबई, १९६६.